نرم افزار اتوماسيون مالي و اداري

اتوماسيون اداري چيست؟

اتوماسيون هنر انجام خودكار فرآيند است. اتوماسيون اداري به معني استفاده از تكنيك و نرم افزار براي انجام فرآيندهاي اداري با كمترين درگيري نيروي انساني است. دلايل زيادي براي استفاده از بهترين نرم افزار اداري وجود دارد كه از جمله آنها مي توان به بالا بردن بهره وري نيروي انساني و صرفه جويي در زمان و هزينه اشاره كرد.

اين نرم افزار با رويكرد كاربري ساده و در دسترس بودن اطلاعات در هر زمان و مكان و با استفاده از تكنيك‌هاي روز دنيا طراحي و پياده‌سازي شده است. نرم افزار فوق داراي زير سيستم‌هاي فرم‌ساز (Form Generator) و گردش كار (Work Flow) با امكان بومي‌سازي در هر سازمان مي‌باشد.

نرم افزار اتوماسيون اداري به معناي نرم افزاريست كه بر روي سيستم هاي اداري نصب ميشود و در روند كاري و انتقال اطلاعات بين كاركنان،جابجايي مستندات،پردازش داده ها و ذخيره سازي اطلاعات ورودي كاربرد دارد.اين نرم افزارها ميتوانند اطلاعات را توليد،تغيير و بين كاربران به اشتراك بگذارند و اطلاعات را بين سازمان هاي مختلف نيز جابجا كنند.

سيستم هاي اتوماسيون اداري در واقع ميتواند تمامي مستندات الكترونيكي را تحت پوشش قرار دهد و نقش مهمي در روند كارهاي سازماني ايفا كنند.

در جهان امروز نرم افزارهاي اتوماسيون اداري تنها براي جابجايي و نگهداري مستندات استفاده نميشوند و در واقع كاربرد گستره تري پيدا كرده اند و ميتوانند داده هاي شنيداري،تصويري،نوشتاري را به بهترين نحو ممكن پردازش كنند،همچنين تعيين كردن وقت جلسات، مديريت برنامه هاي كاري پرسنل و مديران از جمله كارهاييست كه اين نرم افزارها قادر به انجامشان هستند.

ويژگي هاي اين نرم افزار

1.براي هر نرم افزاري فارغ از حيطه ي تخصصي كاري و وظايفي كه بايد انجام بدهند يك اصل را بايد براي تهيه و برنامه ريزي آنها بطور دقيق رعايت كرد و اين اصل سادگي در عين كاربردي بودن است .سادگي استفاده از  نرم افزار و پيچيده نبودن يادگيري آن باعث ميشود افراد سازمان تمايل بيشتري براي استفاده از آن داشته باشند و به اين صورت نباشد كه استفاده از اين ابزار را يك كار وقت گير تلقي كنند؛بلكه با اشتياق هرچه تمام تر با علم به اينكه اين نرم افزار ميتواند كمك به سزايي به آنها بكند و كارهايشان را راحت تر كند نگاه كنند.

2.اين نرم افزارها بايد بتوانند براي دسترسي بيشتر بر روي شبكه هاي وب و همه ي مرورگر ها بدون هيچ خطايي كار كنند و پاسخگوي نياز افراد سازمان در هر موقعيت و شرايط مكاني باشند.

3.اين نرم افزارها بايد قابليت يكپارچه شدن و هماهنگ شدن با ديگر برنامه ها و نرم افزارها را داشته باشند چراكه اين مسئله باعث ايجاد چالش هاي زيادي حين كار ميشود و كارمندان را در شرايط نابساماني قرار ميدهد

4.نرم افزار اتوماسيون اداري در عين اينكه در يك كليت سازماني نقش ايفا ميكند بايد بتواند فضاي محرمانه و خصوصي هم براي كاربرانش ايجاد كند،بايد بتوانيم با استفاده از آن پيام هاي محرمانه براي افراد بفرستيم و اين پيام ها بدون هيچ گونه قابليت رديابي و دانلود باشند.

5.اين نرم افزار بايد داراي ويژگي گزارش گيري هوشمند باشد. به اين صورت كه گزارشي از عملكرد سيستم هاي مختلف ارائه دهد. از نامه هاي الكترونيكي ارسال شده و فرستاده شده تا تعداد نامه هاي ثبت شده و موارد ارجاع داده شده  را بتواند به يك گزارش تبديل كند و به صورت مستمر و در تاريخ هاي مشخص شده در ماه آن را براي كارمندان بفرستد.

6.بايد سيستم بتواند داده ها را به هنگام انتقال و جابجايي كم حجم كند چرا كه يكي از معضلات سازماني حجم زياد داده ها و مشكل انتقال آنها ميباشد كه اگر تكنيك كم حجم كردن اجرا شود 80 درصد از پهناي باند كمتري استفاده ميشود

7.نرم افزار اتوماسيون اداري بايد بتواند به راحتي كارهاي انجام شده ي افراد براي جابجايي پست ها و مسئوليت ها را نيز انجام دهد. گاهي در پست هاي سازماني عناوين شغلي و جايگاهي تغيير ميكند و با روند سابق پيش نميرود و نياز است در نرم افزار نيز بتوان به راحتي تفويض پست هاي افراد را انجام داد به دور از اينكه سيستم ارور بدهد و خطا ايجاد شود اين جابجايي شكل گيرد.

8.بي هيچ شكي نياز داريم بتوانيم نرم افزار را بر روي گوشي خود نصب كنيم و در هر زمان و مكاني به اطلاعات موردنياز دسترسي داشته باشيم. پس به يك اپليكشين در نسخه هاي ios و android نياز داريم كه هميشه در دسترس ما باشد.

9.نرم افزار بايد بتواند با يك سرچ سريع full text به ما عبارت خواسته شده را نشان دهد و براي رفع خطاهاي احتمالي و يا پيدا كردن سريع تر فايل ها،ابزاري بسيار كليدي محسوب ميشود.

10.امكان مشاهده ي خلاصه ي ساعت هاي كاري و افزايش يا كاهش حقوق را داشته باشد،امكان انتخاب اضافه كاري و يا شيفت هاي كاري مربوطه را نيز دارا باشد و بتواند گردش حساب كاربري افراد را به طور دقيق نشان دهد.

نرم افزار اتوماسيون مالي و اداري

امروزه با پيشرفت تكنولوژي براي انجام كارهاي سازماني و امورات درون ادارات و سازمان ها ديگر نميتوانيم از سيستم هاي دستي و كاغذنويسي استفاده كنيم. ما به سمتي در حركت هستيم كه نيازمند سرعت ، دقت، بررسي هاي با جزئيات و داشتن آمارهاي تحليلي و آناليز هستيم. كارهاي كه با سيستم دستي و كاغذنويسي امكان انجام برايش فراهم نيست.

نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و مالي  دقت بسيار بالايي دارند و ديد بسيار وسيعي به ما براي بررسي وضعيت مالي و اداري شركت و سازمان ميدهند.

با دسترسي بسيار راحتتر و كاربردي تر كه تمامي بخش هاي سازمان را بهم مرتبط ميسازند و مديريت ميتواند بر تمامي بخش هاي اداره نظارت ويژه و بالايي داشته باشد حتي زماني كه خودش در سازمان حضور ندارد، در سفر است و يا به دليل بيماري نميتواند در شركت حضور يابد. اگر ميخواهيد اطلاعات بيشتري در زمينه ي نرم افزارهاي مالي و اداري داشته باشيد خواندن اين مقاله ميتواند كمك بسياري به شما بكند.

انواع نرم افزار مالي و اداري چيست؟

نرم افزارهاي مالي و اداري دو دسته هستند. نرم افزارهايي كه بصورت آنلاين وآفلاين خدمات ارائه ميكنند. نرم افزارهاي آنلاين به اين صورت هستند كه تمامي خدمات نرم افزار تحت وب و اپليكيشن قابل انجام و اجرا هستند.نرم افزارهاي آنلاين بر روي انواع مرورگرها قرار ميگيرند و قابل اجرا هستند.

در تمام مرورگرها و انواع سيستم هاي عامل گوشي هاي همراه. امروزه با توجه به پيشرفت تكنولوژي و حضور انواع تلفن هاي همراه با دسترسي هاي بسيار، بايد اين نرم افزارها در تمامي مكان ها و زمان ها در دسترس باشند تا فرد بتواند از فاصله ي دور نيز بر تمامي امورات مالي و اداري شركت و سازمان خود نظارت داشته باشد.

همچنين نرم افزارهاي آنلاين ميتوانند به راحتي آپديت شوند و با سرعت عمل بيشتري بر روي سيستم هاي سازمان و شركت اجرا شوند و باز هم اجازه ي دسترسي سريع و همه زمانه مهم ترين ويژگي اين نرم افزارهاي آنلاين اداري و مالي ميباشد.

نرم افزارهاي مالي و اداري آفلاين ميتوانند بر روي كامپيوترها و سيستم هاي سازماني نصب شوند و نسبت به نرم افزارهاي آنلاين دسترسي بسيار كمتري دارند و تنها زماني ميتوان از آنها استفاده كرد كه در محيط خود سازمان باشيم و عملا دسترسي خارج از سازماني براي افراد و مديريت شركت و سازمان وجود ندارد.

مزاياي يادگيري نرم افزار مالي و اداري چيست؟

آيا ميخواهيد رزومه ي كاري براي شركت و يا موسسه ي خاصي بفرستيد؟آيا ميخواهيد در شركتي كه مشغول به كار هستيد ، افراد با ديد ديگري به شما نگاه كنند و شما را به عنوان فردي حرفه اي در نظر بگيرند؟ جواب تمامي اين سوال هاي شما در اين بخش داده خواهد شد.

اگر به دنبال كار كردن در شركت هاي معتبر هستيد و ميخواهيد رزومه ي كاري قوي داشته باشيد كه مارفرما با ديدن رزومه ي شما بي ترديد شما را انتخاب كند بهتر است يادگيري نرم افزارهاي مالي و اداري را در برنامه يادگيري خود قرار دهيد. به طوري كه انتخاب شما براي كارفرما سود حساب شود چراكه آشنايي شما با اين نرم افزارها باعث ميشود شركت سر و سامان بگيرد و به كارفرما سود برسد.

علاوه بر اينكه اگر قرار بود شما در شركت آموزش ببينيد بايد هزينه ي زيادي صرف آموزش شما ميشد . پس شما در اين پايه ترين حالت ورود به شركت ، داراي سود هستيد و حتي ميتوانيد به كارمندهاي ديگر نيز آموزش دهيد و يك زنجيره ي بزرگ يادگيري و آموزش ايجاد كنيد. پس به فكر رزومه ي خود باشيد و از همين امروز شروع به يادگيري اين نرم افزارها كنيد.

نرم افزارهاي نسل جديد شركت پايا افزار بدون نياز به نصب و بدون محدوديت سيستم عامل و بر روي هرگونه سخت افزاري (كامپيوتر، لپ تاپ، تبلت و غيره) در فضاي وب قابل اجرا مي‌باشند. نرم افزار اتوماسيون اداري تحت وب پندار يكي از به‌روزترين راهكارهاي ارائه شده در زمينه راه‌اندازي سيستم‌هاي مكاتبات اداري به شمار مي‌آيد. اين نرم افزار با رويكرد كاربري ساده و در دسترس بودن اطلاعات در هر زمان و مكان و با استفاده از تكنيك‌هاي روز دنيا طراحي و پياده‌سازي شده است. نرم افزار فوق داراي زير سيستم‌هاي فرم‌ساز (Form Generator) و گردش كار (Work Flow) با امكان بومي‌سازي در هر سازمان مي‌باشد.