نرم افرار اتوماسيون اداري و BPMS ،نرم افزاريست كه با كمك آن ميتوان تمامي كار مرتبط با سازمان و شركتهاي متفاوت را سامان دهي كرد.
نرم افزار اتوماسيون اداري ميتواند تمام ديتاها و داده هاي ورودي به سازمان را بررسي كرده به نقد و تحليل آن بپردازد و اطلاعاتي در رابطه با نحوه ي كاركرد شركت و يا سازمان به كارمندان بدهد.
همچنين ميتواند به ذخيره سازي و انتقال ديتاهاي ورودي بپرازد. جهت برنامه ريزي جلسات و ميتينگ هاي روزانه برنامه يادآوري و هماهنگي داشته باشد و بتواند به طرز دقيقي اطلاعات را بين كاربران با حفظ جزييات جا به جا كند.
نرم افزار BPMS به نرم افزاري گفته ميشود كه براي مديريت كسب و كار استفاده ميشود.
اين نرم افزار به شركت ها كمك ميكند تا به فرايند كسب و كارشان را بهبود بخشند و بتوانند با دقت بيشتري تمامي امور مرتبط با بيزينسشان را جلو ببرند. اساسا نرم افزار BPMS ميتواند به نرم افزار هاي اتوماسيون كمك كند و نحوه ي استفاده از اطلاعات استفاده شده را بصورت دقيقي پيگيري و رديابي كند ونقاط ضعف و قوت كسب و كار ،جاهايي كه نياز به تغيير و اصلاح دارد را مشخص ميكند و آمار دقيقي براي هرچه بهتر شدن مديريت كسب و كار را به ما ميدهد.
تفاو ت نرم افزار BPMS با نرم افزار اتوماسيون اداري در چيست؟
1.نرم افزار اتوماسيون اداري به طور كلي تر و در ارتباط با سازماندهي نامه ها و ارتباطات الكترونيك است. در حالي كه BPMS در ارتباط با ساماندهي،افزايش كارايي و بهبود سازمان است.
2.نرم افزار اتوماسيون اداري به صورت برنامه اي از پيش تعيين شده و تعريف شده در سازمان است ، درحالي كه نرم افزار BPMS در شرايط خاص و پيچيده ميتواند راهكار هاي سازماني ويژه اي ارائه كند.
3.نرم افزار اتوماسيون اداري در قالب يك مجموعه ي كامل به بازار ارائه ميشود كه قابليت تغييرپذيري خيلي زيادي ندارد و در موارد بحراني و پيچيده حتي خود اتوماسيون اداري به صورت BPMS ارائه ميشود. چراكه قابليت ويژه اي براي پياده سازي جزييات جديد بر روي سازمان دارد.
4.در نرم افزار اتوماسيون اداري قابليت تحليل و آناليز محتوايي وجود ندارد و به صورت دقيق براي سازمان ارائه نميدهد، اما نرم افزار BPMS ميتواند با توجه به فعاليت محور بودنش تحليل هاي موقعيتي ارائه دهد.
5.نرم افزار BPMS در واقع بخشي از يك سيستم نرم افزاري اداري است و ميتوانيم بخش از يك كل حسابش كنيم.
6.BPMS در سيستم ميتواند به طراحي و پياده سازي و مدل سازي تمامي فرم هاي اداري و كسب و كاري بپردازد ولي سيستم اتوماسيون اداري اين قابليت را ندارد و داراي پيش فرض از قبل ميباشد.
ويژگي نرم افرار اتوماسيون اداري و BPMS چيست؟
اين نرم افزار ها بايد علاوه بر اينكه داراي نسخه تحت وب هستند نسخه هاي ios و android را نيز دارا باشند. در جهان امروز حضور همه جانبه ي افراد در موقعيت هاي مختلف داراي اهميت ويژه اي هست.
دسترسي بر روي گوشي هاي موبايل به مراتب بيشتر است و در هر زمان گوشي هاي همراه با ما هستند و هر وقت نياز به اطلاعات باشد ميتوانند چك كنند.
مدل سازي با زبان BPMN نيز يكي از كاركردهاي نرم افزار BPMS است. اين نرم افزار داراي 5 مرحله ميباشد كه در يك سيكل قرار ميگيرند. پنج مرحله ي اين نرم افزار شامل طراحي، مدلسازي، اجرا، كنترل وبهينه سازي است. اين سيكل ميتواند بارها و بارها در فرايندهاي متفاوت سازماني تكرار شود و بديهيست كه اين چرخه بسيار حائز اهميت است.و در سيستم اتوماسيون اداري همچين چرخه اي به اي وضوح وجود دارد.
مسئله ي ديگري كه وجود دارد پشتيباني از زبان BPMN است. ممكن است نسخه هاي رايگان اپليكيشن هاي BPMS در ابتدا براي سازمان بسيار جذاب باشند چرا كه از نظر اقتصادي داراي صرفه هستند و مديريت از استفاده ار نسخه هاي رايگان بسيار خوشحال ميشود، در حالي كه اين نسخه هاي رايگان در اكثر مواقع پشتيباني درستي از زباني مثل BPMN نميكنند و در زمان ها و موقعيت هاي استراتژيك و حياتي سيستم سازمان را دچار بحران كرده و مديريت را بسيار سخت ميكنند.
پس بهتر است با هزينه اي مناسب اقدام به خريداري مناسب ترين BPMSبكنيم تا دچار مشكل نشويم و سيستم را در زمان هاي حياتي و ويژه با بهترين عملكرد داشته باشيم.
سيستم آموزش اين نرم افزار چگونه است؟
يادگيري كاركردن با اين سيستم ها از جمله نرم افرار اتوماسيون اداري و BPMS كار سختي نيست. در واقع خيلي هم كار آساني نيست. فقط نياز به كمي دقت دارد. ميتوانيم يادگيري استفاده از اين نرم افزارها را با سرچ در گوگل بصورت رايگان پيدا كنيم و ياد بگيريم.
يوتيوب كردن نيز از ديگر راه هاي آموزش است، كه با توجه به موقعيت كنوني جهاني با پيشرفت به سمت تكنولوژي ميتواند گزينه ي بسيار مناسبي براي آموزش اكثريت مهارت ها باشد. استفاده كردن از ويديوهاي مخصوص خود شركت هاي توليد كننده ي نيز ميتواند بسيار مفيد باشد.
همچنين در محيط كاري شركت و سازمان از سوپروايزرها وهمكاران نيز ميتوان آموزش گرفت و در همان محيط نيز آزمون و خطا كرد تا كاملا به تمام نرم افزار مسلط شد.
مزاياي يادگيري نرم افزار اتوماسيون اداري و BPMS در چيست؟
از مهم ترين مزاياي يادگيري اين نرم افزارها قبل از ورود به حوزه ي كاري، باعث ميشود رزومه ي بسيار قوي براي فرد بشود. چراكه آموزش اين نرم افزار به افراد جديد قطعا بدون هزينه نخواهد بود و سازمان ها ترجيح ميدهند از افرادي استفاده كنند كه نحوه ي استفاده از اين ابزارهاي مديريتي را بلد باشد و حتي تجربه داشته تا فردي كه در اصطلاح صفر كيلومتر است و هيچ گونه اطلاعي نسبت به روش استفاده از آنها ندارد.
پس اگر ميخواهيد رزومه ي قوي تري داشته باشيد سعي كنيد پيش از درخواست كار ، آموزش ببينيد و عملكرد اين نرم افزارها را به به خوبي بلد باشيد.
قيمت يادگيري اين نرم افزار چه مقدار است؟
قيمت يادگيري در سايت ها و مراكز مختلف آموزش متفاوت است و بسته به نوع آموزش از صفر هزارتومان و بصورت رايگان شروع ميشود تا قيمت هاي بالاتر. ويديوهاي آموزشي رايگان و با هزينه تا لوح هاي فشرده ي با قيمت مختلف.
اگر درون سازماني آموزش ببينيد هزينه ي آموزش توسط كارفرما و مديريت سازمان يا شركت پرداخت ميشود.
شركت دانش بنيان صنعتي پاياسافت با نام اختصاري “پايا” و با بيش از 15 سال سابقه فعاليت در زمينه طراحي، توليد و ارائه راه حل هاي يكپارچه سازماني تحت ويندوز و تحت وب براي كسب و كارهاي مختلف داخلي و خارجي و به عنوان اولين ارائه دهنده نرم افزار يكپارچه مالي تحت وب كشور مي باشد.