اگر يك جستجوي كوتاه در اينترنت داشته باشيد، تعداد زيادي ليست از بهترين نرم افزار حسابداري شركتي در دسترس شما قرار خواهد گرفت و احتمالا شما را براي انتخاب سردرگم خواهند كرد. اما چگونه بايد بتوانيد بين آنها، پركاربردترين نرم افزار حسابداري را انتخاب كنيد و نرم افزار حسابداري شما چه ويژگي هايي بايد داشته باشد؟
در ادامه به چند نكته اشاره مي‌شود كه مي‌توانيد با استفاده از آنها بهترين نرم افزار حسابداري شركتي را براي خودتان انتخاب كنيد.
نيازسنجي
آيا نياز به پلتفرمي داريد كه با استفاده از آن بتوانيد فهرست دارايي‌ها يا رسيدها و ماليات فروش را پيگيري كنيد؟ آيا نرم افزار شما به غير از تنظيم اسناد حسابداري بايد در ترازنامه هم به شما كمك كند؟ آيا حسابداري كالاي اماني يا حسابداري انبار براي شما كاربرد دارد؟
فهرستي از نيازهاي حسابداري خود را تهيه و آنها را بر اساس اولويت از كم‌اهميت‌ترين به مهم‌ترين مرتب كنيد. پيش از اين كه به دنبال نرم‌افزارها بگرديد، اول در مورد چند هدف و نيازي كه مي‌خواهيد نرم‌افزار انتخابي شما حتماً آنها را داشته باشد، به نتيجه برسيد. اين‌جا بايد كمي انعطاف‌پذير باشيد، گرچه طبيعي است كه در ميان انبوه نرم‌افزارها و محصولاتي كه تعداد زيادي از نيازها را برطرف مي‌كنند و البته باز هم به نيازهاي شما ربطي ندارند، دچار سردرگمي شويد.
تعيين بودجه
باز هم تاكيد مي‌كنيم كه پيش از اين كه خودتان را غرق در جست‌وجوي نرم‌افزارها كنيد، اول ببينيد براي خريد يك نرم‌افزار حسابداري شركتي چقدر استطاعت مالي داريد. وقتي بدانيد ميزان بودجه‌اي كه مي‌توانيد صرف اين كار كنيد چه مقدار است، ديگر وقتتان را صرف ارزيابي نرم‌افزاري كه متناسب با ميزان هزينه‌ي شما نيست، نمي‌كنيد.
به هر حال، بودجه كمي تلورانس و كم و زياد دارد، ولي اين را به صورت قانون براي خودتان در نظر بگيريد و هميشه به ياد داشته باشيد كه اگر هزينه‌ي راه حل مورد نظر شما، بيش از 25 درصد از هزينه‌ي مورد نظر برايتان تمام مي‌شود، آن راه حل را فراموش كنيد.
هويت شناسي كسب كار
شايد بتوان در اين موارد خيلي روياپردازي كرد، اما اگر متوجه شديد دست روي نرم‌افزاري گذاشته‌ايد كه خدمات حسابداري آن در حد كلان است اما شما يك كسب و كار كوچك داريد. حواستان را جمع كنيد و به دنبال نيازهاي خودتان برويد؛ در غير اين صورت، بايد هزينه‌اي خيلي فراتر از چيزي كه نياز داشتيد، بپردازيد.
وقتي پاي انتخاب نرم‌افزار حسابداري به ميان مي‌آيد، گزينه‌هاي مختلفي وجود دارد، مثلاً نرم‌افزارهايي هستند كه براي كسب و كارهاي كوچك تا متوسط طراحي شده‌اند.
به طور مثال اگر شما داراي يك تعميرگاه هستيد، شما مي توانيد به جاي استفاده از نرم افزارهاي جامع از يك نرم افزار حسابداري تعميرگاهي استفاده كنيد.
بر حسب كسب و كارتان، شايد بخواهيد نرم‌افزار تخصصي را بررسي كنيد كه براي كمك به كسب و كار شما طراحي شده است. براي مثال، نرم‌افزارهايي وجود دارند كه براي كسب و كار در بخش توليد ، يا براي خرده‌فروشي و رستوران‌ها، و همچنين براي بسياري ديگر از موسسات تجاري سفارشي شده‌اند.
اينكه تحقيق كنيد خيلي مهم است، چون اپليكيشني كه استفاده مي‌كنيد به طور مستقيم بر نحوه‌ي مديريت عايدي و درآمد شما تاثير مي‌گذارد. حتي اگر نرم‌افزار حسابداري شركتي بتواند كار ثبت حساب‌ها را آسان‌تر كند، باز هم تحقيق در خصوص اين نرم‌افزار خيلي مهم است چون هنوز هم نياز داريد مقداري دانش مالي داشته باشيد. شايد يك اپليكيشن خيلي پيچيده باشد، اما هنوز هم فقط يك ابزار است و افرادي كه دارند از نرم‌افزار استفاده مي‌كنند بايد بدانند چه كاري مي‌شود با آن انجام داد.
اصلاً سردرگم نشويد. به فهرست اولويت‌هاي خودتان نگاهي دوباره بيندازيد و فقط به دنبال نرم‌افزاري باشيد كه اكثر نيازهاي شما را برآورده مي‌كند.
با قسمت فني در تماس باشيد
هنگام انتخاب نرم‌افزاري كه قرار است پروسه‌ي مالي را طي كند، خيلي مهم است كه سوالات مشخص و درستي بپرسيد. تعدادي از اين سوالات عبارتند از:
✅ امنيت API شما با اين نرم‌افزار چطور است؟
✅ چطور مي‌توانيد از داده‌هاي سيستم خود بك‌آپ و نسخه‌ي پشتيبان تهيه كنيد؟
✅ بايد انتظار چه هزينه‌هاي ديگري را داشته باشم؟
✅ سيستم خدمات امور مشتري چطور است؟ ساعت كاري آنها چيست و اگر مشكلي يا سوالي پيش آمد و خواستم از آنها كمك بگيرم، چقدر بايد منتظر بمانم؟
✅ آيا مي‌توانيد كسي را معرفي كنيد كه كسب و كارش مشابه من بوده و قبلاً با او كار كرده باشيد؟ چه مشكلاتي با نرم‌افزار شما داشته‌است؟
انتخاب نرم افزارهاي انطباق پذير
هيچ كس دلش نمي‌خواهد مدام در حال خريد نرم‌افزارهاي مختلف باشد. البته، اگر چيزي كه پيدا كرده‌ايد، به درد شركت شما نخورد، بايد به سرعت و تا جايي كه ممكن است خيلي سريع يك چيز ديگر پيدا كنيد. اما قطعاً اين را هم نمي‌خواهيد كه ظرف شش ماه نرم‌افزار را تغيير دهيد به اين علت كه نيازهاي كسب و كار و سازمان شما را تامين نكرده است.
در مورد سرعت رشد و گسترش كسب و كارتان هم واقع‌گرا باشيد و به كارشناس فروش نرم‌افزار بگوييد كه اين محصول چطور مي‌تواند با تغيير مقياس كسب و كار و نياز مشتري، سازگار شود.
توجه به مهارت هاي حسابدار
شرط يافتن يك نرم‌افزار متناسب با نيازهاي شما اين است كه ببينيد كسب و كار شما چطور است و در مورد موجودي انواع مختلف نرم‌افزارها در بازار دقت به خرج دهيد. اگر با كسب و كارتان چيزي حدود چندين ميليارد ريال در سال عايدي داريد، نرم‌افزار حسابداري مورد نيازتان با آن چه كه يك كسب و كار با درآمد سالانه كمتر از 100 ميليون تومان نياز دارد، فرق مي‌كند.
در صورتي كه حسابدار شما قبلاً با اين نرم افزار كار نكرده است، شركت توليد كننده نرم افزار بايد منابع آموزشي كامل شامل نيروي آموزش، فيلم، وبسايت و … براي پشتيباني آموزشي از حسابدار شما داشته باشد.
به دنبال اپليكيشن‌هاي ابري باشيد
از آن‌جا كه رايانش ابري در كسب و كار مدرن تاثير چشمگيري گذاشته، خيلي مهم است كه حواسمان از اپليكيشن‌هاي حسابداري آنلاين در دسترس پرت نشود و آنها را فراموش نكنيم.
نرم افزارهاي حسابداري ابري مزاياي زيادي دارند. با استفاده از اينترنت قوي مي‌توان از هر جايي به آنها دسترسي داشت و نياز نيست براي اجراي آنها لايسنس و مجوز و سرور خريداري كنيد. نصب آپگريد‌ها و متعلقات روي سرور انجام شده و نياز نيست كه شما و بخش IT نگران آپديت‌كردن نرم‌افزار باشيد.
نرم افزار حسابداري ابري چيست؟
چرا امروزه حسابداري ابري به حسابداري سنتي ترجيح داده مي شود؟
مزاياي حسابداري ابري
همچنين مي‌توان با استفاده از تبلت، لپ‌تاپ و گوشي‌هاي هوشمند به اين اپليكيشن‌هاي ابري دسترسي داشت. به علاوه، اسناد و بايگاني شما در مركز داده‌ها و دور از موقعيت فيزيكي كسب و كار شما به طور امن نگهداري مي‌شود؛ اين باعث مي‌شود كه هنگام بروز رويدادهاي خرابكارانه يا حادثه‌ي محلي، داده‌ها، اسناد و سوابق شما كاملاً ايمن و دور از خطر باشند.
نكته ديگر در مورد اپليكيشن‌هاي ابريبعضي از نرم‌افزارهاي مديريت كسب و كار مبتني بر سيستم ابري با نرم‌افزار حسابداري ادغام شده‌اند. پس اگر ويژگي قابليت دسترسي به اطلاعات و اسناد مالي از هر جايي توسط اينترنت (به جاي دسترسي به اسناد فقط در اداره) براي شما جذاب است، نگاهي به اپليكيشن‌هاي ابري كسب و كار بيندازيد كه با نرم‌افزار حسابداري مورد نظر شما ادغام شده‌اند.
ويژگي‌هاي تكميلي (افزونه‌ها)
اين ويژگي‌ها باعث افزايش كاركرد يك اپليكيشن حسابداري تجاري مي‌شوند. براي مثال، با وجود اين ويژگي‌ها ممكن است اجازه‌ي دسترسي شما از راه دور فراهم باشد، پرداخت آنلاين را ساپورت كند، و نرم‌افزار حسابداري را با تجارت الكترونيكي شما ادغام كند. همچنين ويژگي‌هايي وجود دارد كه به كمك آنها نرم‌افزار حسابداري مي‌تواند با نرم‌افزار مالياتي هم سازگار شود.
چرا نرم افزارهاي پايا
پايا مجموعه اي پويا و فعال در زمينه توليد و توسعه نرم افزارهاي مالي و حسابداري است كه هر آنچه شما مي خواهيد را دارد. از نرم افزار مالي تعميرگاهي و پيمانكاري و رستوران داري تا نرم افزارهاي شركتي، اتوماسيون اداري و حتي نرم افزار مخصوص توليد كنندگان بتن. آموزش و پشتيباني پايا هيچگاه شما را در مسير دستيابي به سيستم مالي منظم تنها نمي گذارد. نرم افزار ابري پيوند از مجموعه نرم افزارهاي پايا با آخرين دانش IT روز دنيا توليد شده است و در نهايت پايا، بهترين انتخاب شما براي دستيابي به يك سيستم منعطف و جامع مالي است.